Sokaknak bizonyára ismerősen fog hangzani a következő helyzet. Gyűlés lett meghirdetve részletesebb információ nélkül. A tárgyalóteremben kávé és üdítő van előkészítve, de a részvevők számára még ismeretlen a megbeszélés pontos oka. Mi lesz a gyűlés témája? Mire lenne érdemes felkészülni? Ezzel a kérdéssel konfrontálódnak a résztvevők a találkozó előtt. Ha a megbeszélések témája rendszeresen nem lesz a megfelelő időpontban közzétéve, hosszú távon negatívan fog kihatni a tárgyalások eredményére.
De miképp tehetjük a találkozókat hatékonyabbá, hogy a kitűzött célokat gyorsabban elérjük?
Íme, pár tipp a hatékonyság elérésére:
- Fontos, hogy a tárgyalás célja ki legyen tűzve, amiből az egy vagy több konkrét megbeszélési témát le lehet már vezetni.
- A részvevők érdeklődésének felkeltéséért tanácsos még a gyűlés előtt egy pár témával kapcsolatos kérdést feltenni
- Az előadások és a nyílt viták közben ajánlott a moderátornak emlékeztetni a részvevőket az időkeret betartására
- A tárgyalás irányítójának gondoskodnia kell arról, hogy minden résztvevő szóhoz jusson. Habár a dominánsabb résztvevők hajlanak az irányítás átvevésére, nem szabad a vitát a csendesebb résztvevők meghallgatása nélkül zárni, hisz sok esetben érdekes gondolatokat és konstruktív véleményeket halasztanánk el.
- A tárgyalás irányítója felelős az úgymond „ezüst vezérfonal” betartásáért.
- A találkozó végén le kell vonni a következtetéseket, ami valójában a megbeszélés eredményét fogja majd tükrözi. A következtetések alapján pedig világosan meghatározható a részvevőkre váró feladat.
A fenti tanácsok betartásával mindenki gond nélkül indulhat a gyűlésre. A jelenlevők közreműködésre való motiválásával nő az esemény információtartalma, ami egyben megakadályozza a megbeszélés egyhangúságát. Érdemes szem előtt tartani: ahol csak egy személy nyilvánít véleményt, ott a változások csak abból a szempontból jöhetnek létre.
